Práticas de Gerenciamento de Projetos

Neste artigo elenco 7 práticas fundamentais a serem exercidas por um bom Gerente de Projetos:
  
1- Dedique tempo ao Planejamento

É muito comum uma ideia tornar-se um projeto da noite para o dia, em grande parte das empresas após a decisão de iniciar um projeto, quase instantaneamente começam a trabalhar no mesmo, construindo um software, implantando um servidor, desenhando um protótipo, etc. Essa mão na massa a “toque de caixa”, tende a ser uma bola de neve em termos de desperdício de tempo e recursos (resumindo dinheiro), muitas empresas e profissionais encaram o planejamento como perda de tempo, um processo que pode ser dispensável a quem conhece do assunto ou já fez isso antes.

Um bom planejamento é fundamental para saber o que deve ser feito, razão pela qual deve ser feito, como deve ser feito, quem deve fazer, quando deve ser feito (sem reinvenção a roda, algo próximo ao 5W+2H). Uma série de implicações poderiam ser listadas em deixar o planejamento de lado, entretanto, praticamente todas recaem em qualidade, custo e prazo (ironicamente não dedicar tempo ao planejamento irá lhe consumir mais tempo depois).

Lutar por tempo ao planejamento é sinal de profissionalismo, aceitar um projeto sem tempo para planejar é assumir uma bomba relógio ao qual você é o responsável. Depois de explodir não adianta arrancar os cabelos e repassar a culpa…
 
2- Pratique a Arte de Gerenciar os Riscos
Aqui aplico alguns dos conceitos que aprendi com a Rita Mulcahy, gerenciar bem os riscos vai fazer você sair no horário para casa (risos), te deixar seguro quanto ao presente e futuro do seu projeto, enfim, manter o controle e ter soluções frente aos problemas que poderão ocorrer. Torne “os efeitos da incerteza sobre os objetivos” um diferencial em sua gestão.

A arte de Gerenciar Riscos é simples e eficaz, deve ser viva e ir além dos limites do projeto, previna-se ao que pode ocorrer ao seu projeto e tenha um Plano de Contingência caso se concretizar. Conheça e trabalhe com os riscos positivos, nem tudo são espinhos nessa arte. Deixe as surpresas para fora do seu projeto, consuma o precioso tempo das reuniões em equipe com Gerenciamento de Riscos. Você sobreviveu até hoje para ler esse artigo, portanto, é um especialista que gerencia riscos constantemente, desenvolva esse talento também no meio corporativo.

 
3- Identifique a Nuvem Branca e Negra por trás dos Projetos

Todo projeto possuir forças a favor e contrárias que irão influenciar diretamente o seu sucesso, as forças favoráveis (nuvem branca) são fáceis de identificar sendo geralmente originadas pelos beneficiários diretos do projeto, utilize os seus dados de riscos positivos para aumentar e explorar as oportunidades as pessoas além dos stakeholders considerados inicialmente, isso significa ganhar novos aliados e aumentar sua nuvem branca.

Busque de forma sutil e precisa todas as pessoas e ideias (nuvem negra) que são forças contrárias ao seu projeto, elas não são seus inimigos, mas sim, uma rica fonte de informações que vão poupar muito do seu tempo e energia elencando preocupações, restrições e riscos negativos com impacto no sucesso do seu projeto. Entenda o real motivo por trás do esforço em fazer o projeto fracassar, e não se posicione como uma máquina de atropelar críticos, pois, dessa forma a nuvem negra vai continuar estabelecida (mesmo desconhecida) prejudicando mais cedo ou mais tarde seus objetivos no projeto.

 
4- Exerça Influência

Você pode não ser o dono do barco, todavia, é o condutor que leva ao destino final, dessa forma acompanhe, participe, influencie e determine as decisões chave do seu projeto. O patrocinador precisa de um Gerente de Projetos pensante, que seja atuante, presente e pró-ativo no projeto. Isso inclui ser um ponto de referência a ser consultado onde esperamos sempre atitudes e decisões ponderadas, analíticas, estruturadas e assertivas.

Não espere as coisas acontecerem para começar a agir (ou lamentar). Expresse suas considerações sempre usando a prudência e o bom senso, uma análise/avaliação de riscos estruturada ajuda na argumentação e embasamento. Utilize seus recursos de forma positiva para interações construtivas e resultados sustentáveis.

 
5- Gere um ambiente de alta performance

Encabeçando a lista de vilões dos projetos temos o prazo, com esse foco o Gerente de Projetos deve trabalhar para desenvolver em cada membro da equipe um comprometimento com suas entregas. Esse comprometimento é algo muito além de responsabilidade sobre sua tarefa, é inspirar e trabalhar um sonho em comum. Obter o melhor das pessoas não através da pressão e medo (isso bloqueia e limita a criatividade de ação), e sim através de ações de um verdadeiro líder que represente a consciência coletiva (alma) de um grupo.

Trabalhe com Feedback 360º sendo esse transparente, verdadeiro, imparcial e rápido (de nada adianta perder o time de uso). Permita que sua equipe seja auto-gerenciada quando se aplicar, delegue confie e acompanhe os resultados disso. Entenda cada um dos membros do projeto como um ser único, especial e com necessidades próprias. Desenvolva o potencial da equipe como um todo e permita que as habilidades individuais se somem ao contexto organizacional.

Trabalhe para não faltar os elementos de base a equipe (fatores higiênicos de Herzberg). Explore, desenvolva, direcione e lidere o conhecimento e experiência de cada um no trabalho. Crie uma sinergia colaborativa, compartilhe as conquistas e colha os resultados desse esforço.

 
6- Acredite no seu Projeto

Um Gerente de Projetos deve inspirar confiança! Acreditar no seu próprio projeto é o primeiro passo para gerar essa confiança, esteja pronto para apresentar a qualquer pessoa a importância do seu projeto, e como ele se alinha aos objetivos estratégicos da empresa. A crença nos objetivos do projeto deve ser inteligente, estruturada e mensurável. Adapte sua “crença” a cada pessoa, isso significa saber explicar a uma criança o seu projeto, assim como ao board da empresa.

 
7- Aceite mudanças

Certa vez eu escutei em um seminário de Gerenciamento de Projetos duas verdades expostas como absolutas. A primeira é que só temos uma certeza na vida a de que iremos morrer. A segunda é que o seu projeto vai mudar! A ciência já comprova a imortalidade biológica, a água-viva Turritopsis nutricula, que não morre por envelhecimento natural, ela realiza transdiferenciação de forma contínua. Dessa forma aposto minhas fichas somente na segunda verdade, que seu projeto irá mudar (risos).

Mudanças fazem parte da vida, não seria diferente no mundo corporativo. Por mais competente que tenha sido o seu Plano de Gerenciamento do Projeto a Gestão de Mudanças será acionada. Em alguns casos com alterações sem grandes impactos nos componentes da restrição tripla, outras de enorme magnitude.

É muito importante saber identificar o que é uma mudança no projeto e o que é um novo projeto, atente-se ao objetivo estabelecido inicialmente. Lembre-se ainda que um projeto possui início, meio e fim. Uma inundação de mudanças geralmente é reflexo de objetivos mal definidos, falta de envolvimento dos stakeholders, gerenciamento de riscos deficiente e/ou falta de planejamento.

Mudar é uma oportunidade de melhoria, um Gerente de Projetos não deve ser uma barreira contra mudanças, deve ser um filtro e catalisador de mudanças que podem ser benéficas ao projeto e a empresa. A análise que reflete em aumento de prazo, orçamento e/ou recursos deve ser apresentada e gerenciada no caso de aprovação, e não ser repudiada pelo próprio Gerente do Projeto. Essas mudanças podem ser decisivas também ao sucesso do projeto, permita-se mudar e ter mais trabalho (risos).
  
Abraços e muito boa sorte,
 
Diogo Guedes

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